Ihre Rolle ist nicht mehr dieselbe. Die Frage ist nur: Was wird daraus im Zeitalter der KI?

Die Schaltzentrale

Ihr Beruf stand 2023 weit oben auf der Liste derer, die als Erste durch die KI obsolet werden sollten. Sechs Jahre später laufen bei ihr die Fäden zusammen.

Anna hat zwei Systemumstellungen erlebt, eine Pandemie und den Weg vom Fünf-Personen-Büro zum Team mit fünfzehn Leuten. Sie ist die Person, die man anruft, wenn man nicht weiß, wen man anrufen soll. Dieses Kapitel erzählt, wie aus dem Vorzimmer eine Schaltzentrale wurde.

Montag, 7:07 Uhr

Ich klappe den Laptop auf. Im Büro in der Grazer Altstadt ist es noch ruhig. Vom Gang höre ich die Eingangstür, dann Schritte auf der Treppe. Auf meinem Bildschirm warten 23 neue E-Mails.

So beginnt fast jeder Arbeitstag: zuerst mein eigenes Postfach, dann das Office-Postfach. Nicht sofort antworten, sondern schauen, sortieren und entscheiden, was überhaupt bis zur Geschäftsführung durchdringen muss.

Die KI in meinem Arbeitsboard hat bereits vorsortiert: Buchhaltung, Kunde, Termin, Information, Geschäftsführung erforderlich.

Zu zwölf Nachrichten liegen Antwortentwürfe bereit. Bei vier davon soll Frederik, unser Geschäftsführer, nach Einschätzung des Systems selbst reagieren.

Ich öffne die erste.

Nein.

Ich setze sie auf Durch mich erledigen, die zweite ebenso, und bei der dritten reicht mir schon der Betreff. Frederik sitzt um diese Zeit im Zug nach Wien, um neun beginnt sein erster Kundentermin. Wenn alles normal läuft, schaut er frühestens gegen Mittag wieder in Ruhe auf seine E-Mails. Bis dahin soll dort möglichst wenig auf ihn warten.

Um 07:16 Uhr sind noch acht Nachrichten übrig, die wirklich eine Antwort brauchen. Ich korrigiere zwei Anreden, streiche in einer Mail einen Satz, der zu forsch klingt, und schicke die ersten Antworten hinaus. Dann vibriert mein Geschäftstelefon. Eine Sprachnachricht von Frederik:

„Anna, kurze Sache. Der Kunde von gestern will das Angebot doch schon heute. Die haben am Vormittag noch eine interne Runde und wollen es dort besprechen. Kannst du das bitte übernehmen? Protokoll müsste bei Fireflies liegen. Die Unterlagen vom letzten Projekt passen teilweise. Wichtig ist vor allem der zweite Teil mit dem Führungsteam. Danke.“

Wenn das Angebot vor dieser internen Runde beim Kunden liegen soll, bleibt mir nicht viel Spielraum. Warum höre ich die Nachricht trotzdem ein zweites Mal? Nicht, weil ich sie nicht verstanden habe. Bei Frederik bedeutet „vor allem der zweite Teil“ meistens, dass genau dort noch etwas steckt.

Das Gespräch gestern hat zweiundfünfzig Minuten gedauert, und ich war selbst dabei. Auf dem zweiten Bildschirm starte ich unseren Agenten für Angebote und gebe ihm alles, was er braucht: das Fireflies-Protokoll, meine Notizen, das letzte vergleichbare Angebot und drei Unterlagen zu den passenden Modulen. Dann schreibe ich:

Ich lese den Auftrag noch einmal und klicke auf Starten. Auf dem linken Bildschirm erscheinen die ersten Arbeitsschritte:

Nach wenigen Sekunden stoppt der Agent, und ein kleines Fenster schiebt sich darüber: Zugriff auf Projektunterlagen erforderlich. Darunter zwei Schaltflächen, Einmal zulassen und Immer zulassen. Ich klicke auf Einmal zulassen, und der Agent springt weiter. Er öffnet nacheinander die Unterlagen, durchsucht das alte Angebot und gleicht die Leistungen mit dem Gespräch ab.

Eigentlich könnte ich das Fenster jetzt schließen, denn wenn der Entwurf fertig ist, bekomme ich ohnehin eine Meldung. Warum lasse ich es trotzdem offen? Weil der Agent immer wieder auf eine Freigabe wartet. Bemerke ich das zehn Minuten lang nicht, fehlen mir genau diese zehn Minuten am Ende.

Also schiebe ich sein Fenster nach links und arbeite rechts weiter: ein fehlender Beleg für die Steuerberatung, eine Terminanfrage, zwei Hotelangebote für einen Workshop im November. Das teurere hat den Seminarraum direkt neben dem Restaurant, und ich markiere es als Favorit. Zwanzig Minuten Weg werden erstaunlich teuer, wenn zwölf Menschen darauf warten, dass es weitergeht.

Aus dem Augenwinkel sehe ich, wie links neue Schritte auftauchen. Dann bewegt sich nichts mehr, nur ein gelber Punkt leuchtet. Der Agent will eine Datei im Kundenordner anlegen und fragt, ob er darf. Wieder Einmal zulassen. Klick. Weiter.

Kurz darauf meldet er sich noch einmal:

Gut.

Noch vor nicht allzu langer Zeit hätte ich jetzt selbst irgendwo auf Seite drei gesessen, das Protokoll daneben und das alte Angebot geöffnet, auf der Suche nach Textbausteinen, Formulierungen und Tabellen. Heute nicht. Das Angebot entsteht links neben mir, während ich rechts meinen Arbeitstag weiterführe. Trotzdem schaue ich immer wieder hinüber. Muss ich der KI beim Schreiben zusehen? Nein. Aber ich will wissen, ob sie mich braucht.

Um 07:34 Uhr wechselt der Status:

Ich ziehe die Datei auf meinen Hauptbildschirm und scrolle durch vierzehn Seiten: Ausgangslage, Zielsetzung, Vorgehen, Module, Zeitplan, Investition. Die Formulierungen sind sauber, zwei Tabellen sind schon aufgebaut, und die Inhalte aus dem Gespräch sind sinnvoll mit unseren Modulen verbunden. Der Follow-up-Termin steht korrekt als Option drin. Keine fremden Referenzen, keine alten Kundennamen.

Gut. Sehr gut sogar. Eigentlich alles bestens, oder?

Wie es weitergeht, lesen Sie im Buch.